Decorltd.ru

ООО «Декор»
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Докладная записка о прогуле

Докладная записка о прогуле

Докладная записка о прогуле – информационный документ передающий сведения о нарушении сотрудником трудовой дисциплины.

Докладная записка является документом, носящим только информационный характер. Она оформляется и предоставляется либо работником вышестоящему руководству, либо руководителем филиала организации выше по инстанции. В случае нарушения сотрудником правил трудовой дисциплины, невыполнения своих непосредственных обязанностей его прямой руководитель может сообщить об этом своему начальству докладной запиской.

В случае оскорбления другого лица на рабочем месте тоже может составляться докладная записка об оскорблении. О случаях прогула или отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение продолжительного времени составляет докладная записка о неявке на работу.

Основания для составления

Докладная записка, помимо инструмента фиксации, является также и инструментом информирования вышестоящего руководства нижестоящим руководителем о прогуле работника.

Само по себе отсутствие на рабочем месте не является эквивалентом прогула до тех пор, пока не будет выяснено, что отсутствие на работе имело место по неуважительной причине.

То есть докладная записка, помимо функций констатации является также и предложением руководителю оценить уважительность причин отсутствия на рабочем месте на основании объяснительной работника и, в зависимости от результатов оценки, применить или не применить в отношении работника те или иные санкции.

Основанием для составления докладной записки является факт отсутствия работника на рабочем месте. А оценивается этот факт, исходя из положения ст. 81 ТК РФ, которая определяет прогул, как отсутствие на рабочем месте свыше четырех последовательно идущих часов без уважительной причины.

То есть если причина отсутствия была уважительной или время отсутствия составляло менее 4 часов, говорить о прогуле не приходится.

Помимо уважительных причин, предусмотренных непосредственно Трудовым кодексом, в частности ст. ст. 170, 186 ТК РФ, к ним могут быть отнесены и другие причины по субъективной оценке работодателя.

Составляется служебный документ, в случае если работник не отвечает на телефонные звонки и не находится на работе более 4-х часов. Законом РФ никак не регулируется вопрос, связанный с оформлением, а именно кто должен осуществлять данное действие. Но на практике созданием записки занимается руководитель подразделения, в котором трудится работник.

Служебный документ оформляется в строгом деловом стиле и направляется главному руководителю. Фамилию и инициалы требуется написать в правом верхнем углу бланка.

Здесь же необходимо указать сведения связанные о подразделении, где и был зафиксирован «прогул», а также информация о специалисте оформляющий данный документ. В конце «шапки» обязательно прописывается число составления и регистрационный код.

Оформляют его на классическом листе А4 (в случае, если документ внешний, то нужен бланк предприятия).

Важно! Прежде чем будет составлена служебная записка, обязательным условием является объяснительная от сотрудника о причинах его правонарушений и предоставление подтверждающей документации.

Главные реквизиты докладной при ее составлении:

  • число написания документа и нарушения;
  • фамилия и инициалы сотрудника отсутствующего на рабочем месте;
  • время и часы с точностью до минуты;
  • основания для нарушения внутреннего распорядка;
  • просьба о вероятном наказании работника.

В завершении документ подписывается напрямую руководителем отделения, где работает подчиненный и направляется на рассмотрение главному начальнику организации. После проходит регистрацию у секретаря, но помимо этого может быть зарегистрирован и по месту своего оформления.

Несколько дней отсутствия

При отсутствии сотрудника на своем рабочем месте несколько дней необходимо составить докладную в первый день прогула. В данном случае процедура оформления документа стандартная и ни чем не отличающаяся от процедуры, когда подчиненного нет более 4 часов.

Единственное отличие в том, что рациональней в данной ситуации для начало сделать пометку в табеле учета рабочего времени, а уже после составлять служебную записку указав в бланке все числа пропуска.

Докладная об отсутствии работника

Основная цель документа – доведение до сведения руководства факта опоздания, отлучки работника организации.

Вам необходимо пропустить работу и вы не хотите проблем с начальством, напишите заявление на отгул, но прежде прочтите 3 главных правила составления заявления на отгул и ваше заявление точно примут.

Составителю требуется помнить, что докладная записка – это лишь сопроводительное письмо.

Тогда как факт нарушения дисциплины должен фиксироваться другими документами, например, соответствующим актом ( образец прилагается ниже).

Читать еще:  Брак для получения гражданства рф как называется

Акт об отсутствии на работе.

Если на предприятии существует автоматизированная система учета рабочего времени, то подтверждением отсутствия работника будут данные объективного контроля.

Однако докладная – это необходимое условие для привлечения работника к дисциплинарной ответственности.

Как составить приказ о дисциплинарном взыскании, вы можете найти всю информацию здесь.

Правила оформления докладной скачайте тут.

Практика знает случаи, когда подача докладной записки и грамотная фиксация нарушения дисциплины не влекут негативных последствий. Такое возможно при халатном отношении к дисциплине на предприятии или значительной ценности работника, которого попросту берегут.

От кого и кому адресуется докладная записка?

Чаще всего это:

  • Сотрудник охраны (службы безопасности);
  • Специалист отдела кадров;
  • Непосредственный начальник провинившегося работника (мастер, бригадир, начальник отдела и т.д.).

Адресат записки определяется с учетом должностных инструкций автора сообщения.

Поэтому им может быть как непосредственный руководитель автора документа, так и должностное лицо, которое уполномочено принимать решения по существу записки.

Например, на крупных предприятиях дежурный охранник обязан докладывать (устно либо письменно) старшему смены (начальнику службы безопасности), в компетенцию которого входит уведомление докладной запиской директора фирмы или его заместителя по кадрам. Соответственно, в докладной фигурирует не один работник, а все провинившиеся в течение суток.

Что такое отсутствие работника на рабочем месте?

В юридической практике принято выделять 3 варианта отсутствия работника на своем месте:

  • Опоздание – самое распространенное явление, означающее несвоевременное прибытие работника к началу смены либо после определенного графиком перерыва. Количество времени задержки работника принципиального значения не имеет. При наличии автоматизированного контроля работника наказывают и за 2-3 минутное опоздание;
  • Отлучка – самовольный уход работника в течение смены. Для определения факта отлучки фиксируется время ухода и возвращения на работу. На практике фиксация кратковременных отлучек возможна только автоматизированными системами. Промежуток времени отсутствия для привлечения к ответственности значения не имеет;
  • Прогул – отсутствие работника в течение смены или 4 часов подряд в течение рабочего дня.

Вы хотите сделать удержание из зарплаты работника, статья Порядок составления приказа и заявления на удержание из зарплаты вам поможет.

Пример объяснительной записки.

Степень уважительности причин отсутствия определяется сложившейся практикой или трудовым соглашением с работником.

Согласно статье 81 Трудового кодекса РФ за прогул у работодателя имеется право непосредственного увольнения работника. А при опоздании или отлучке необходимо один раз наказать работника, а его увольнение возможно при повторном совершении такого проступка.

Кто может оформить?

Оформляется докладная записка в том случае, если сотрудник не поднимает трубку и отсутствует уже больше, чем четыре часа. В законе не говорится, кто именно должен заниматься оформлением документа.

Но обычно это делает непосредственный начальник сотрудника. Ведь он лучше всех знает людей, которые работают у него. Поэтому он и должен выяснять причину, почему работник нет на рабочем месте.

Если начальник ничего не делает, то оформить документ имеет право любой сотрудник предприятия. Если маленькая компания, то докладную записку составляет либо работник отдела кадров, либо специалист, который отвечает за ведение учета рабочего времени.

Как написать, если сотрудник не вышел на работу?

Оформление такого документа обычно делается в свободном виде, но необходимо соблюдать некоторые правила. Должны обязательно быть реквизиты.

Записка может быть, как распечатана, так и написана от руки.

С правой стороны вверху листа нужно написать должность начальника, кому передается документ. Нужно записать название предприятия и Ф.И.О. прогульщика в полном виде.

Посередине докладной нужно назвать документ и недалеко от этого написать входящий номер и дату получения. Дальше нужно будет рассказать причину отсутствия сотрудника на работе, внести дату и время, когда человека не оказалось на рабочем месте, продолжительность прогула.

Необходимо написать, какие меры предпринимал непосредственный начальник, чтобы узнать, где находится сотрудник.

Читать еще:  Где оформить продажу автомобиля

Можно указать, что пытался дозвониться, как на мобильный, так и на городской номер, указать результаты поисков отсутствующего сотрудника. Если виновный пытался объяснить причину отсутствия, то это тоже нужно указать. При нанесении ущерба фирме из-за прогула, этот факт также нужно включить в текст.

После составления внизу необходимо поставить подпись и дату того дня, когда составлялся документ.

Скачать образец

Скачать пример оформления докладной записки о прогуле – word.

Так выглядит образец:

Дополнительные документы

Если подаётся докладная записка о прогуле сотрудника, к ней ответственное лицо может по желанию приложить дополнительные бумаги.

Полезны будут все документы, которые позволят доказать вину человека. Вчастности необходим акт об отсутствии на работе.

Если таковых бумаг не имеется, тогда можно обойтись без них. Главное, своевременно оформить записку и передать ее вышестоящему руководству.

Дальнейшие действия зависят от руководства. Именно оно будет решать, что именно делать с нарушителем. При этом предварительно требуется увидеть на бумаге мнение работника, если ему есть что сказать.

Объяснительную сотрудник, допустивший прогул, писать не обязан, однако этот документ необходим, чтобы постараться оправдать свою вину.

На основании предоставленных документов руководство принимает решение о возможном дисциплинарном взыскании и издает соответствующий приказ.

Скачать образец приказа о вынесении выговора или замечания можно здесь.

Полезное видео

Что должна содержать докладная записка, кому и кем подается, подробно рассказано в данном видео:

Оформляем отсутствие работника на рабочем месте

Все документы являются образцами.

1. Докладная записка непосредственного руководителя прогульщика о его отсутствии на рабочем месте

от начальника отдела

о нарушении трудовой дисциплины

Настоящим ставлю Вас в известность, что 31 декабря 2011 г. наладчик станков отдела лёгонькой промышленности Сидоров Сидор Сидорович отсутствует на своем рабочем месте с начала рабочего дня, то есть с 08.00 ч. О своём невыходе на работу Сидоров С. С. меня не предупреждал.

Я пытался связаться с Сидоровым С. С. по мобильному телефону, который не доступен, а домашний телефон не отвечает.

Я опросил наладчика станков Тарасова Тараса Тарасовича, известна ли ему какая-либо информация о Сидоровом С. С. Однако Тарасов Т. Т. пояснил, что Сидоров С. С. с ним не связывался сегодня и где тот находится ему не известно.

До настоящего момента связаться с Сидоровым С. С. не представляется возможным. На время 16.50 ч. сведения об уважительных причинах Сидорова С. С. отсутствуют. При выходе Сидорова С. С. на работу с него будет запрошено объяснения о причинах отсутствия на рабочем месте в течение всего рабочего времени.

Петров П. П.
31 декабря 2011 г.

2. Распоряжение руководителя организации об оформлении факта отсутствия сотрудника на рабочем месте

г. Энск 01 января 2012 г.

На основании докладной записки начальника отдела лёгонькой промышленности Петрова П. П. об отсутствии наладчика станков того же отдела Сидорова Сидора Сидоровича на своем рабочем месте в течение всего рабочего времени 31.12.2011 г. с 08.00 до 17.00, без предупреждения о наличии уважительных причин, поручаю:

  1. Бухгалтеру Марьиной М. М. составить акт о фиксации факта отсутствия Петрова П. П. на рабочем месте.
  2. Юридическому отделу оказать правовое содействие Марьиной М. М. в оформлении указанного акта.
  3. Контроль за выполнением настоящего Распоряжения оставляю за собой.

Генеральный директор И. И. Иванов

3. Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Акт
об отсутствии работника на рабочем месте

г. Энск 01 января 2012 г.

Мною, бухгалтером ООО «Кожмех» Марьиной Марией Марьяновной, в присутствии руководителя отдела лёгонькой промышленности Петрова Петра Петровича и наладчиков станков этого отдела Тарасова Тараса Тарасовича и Филиппова Филиппа Филипповича, составлен настоящий Акт о нижеследующем:

Работник Сидоров Сидор Сидорович, работающий в должности наладчика станков отдела лёгонькой промышленности, отсутствовал на рабочем месте в течение всего рабочего времени 31.12.2011 г. с 08.00 до 17.00, без предупреждения о наличии уважительных причин.

Содержание данного Акта подтверждаем личными подписями:

Настоящий акт составил:
бухгалтер Марьина М. М.

Читать еще:  Жалоба в трудовую инспекцию о невыплате компенсации за неиспользованный отпкск образец

С актом ознакомился и один экземпляр получил:
Сидоров С. С.

01 января 2012 г.

4. Требование работодателя о предоставлении работником объяснения в связи с отсутствием на рабочем месте

Сидорову С. С.
01 января 2012 г.

В связи с Вашим отсутствием на рабочем месте в течение всего рабочего дня 31.12.11 г. с 08.00 до 17.00 без уважительных причин, был составлен соответствующий акт.

В соответствии со ст. 193 ТК РФ Вам необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения настоящего Требования предоставить по данному факту нарушения трудовой дисциплины объяснения в письменном виде с изложением причин Вашего отсутствия и оправдательных документов.

Генеральный директор ООО «Кожмех» И. И. Иванов

Требование получил Сидоров С. С.

01 января 2012 г.

5. Акт об отказе сотрудника от предоставления объяснения о причинах отсутствия на рабочем месте

Акт
об отказе предоставить объяснения в письменной форме

г. Энск 04 января 2012 г.

Мною, начальником отдела лёгонькой промышленности Петровым П. П, в присутствии наладчиков станков отдела лёгонькой промышленности Тарасова Т. Т. и Филиппова Ф. Ф., составлен настоящий акт о нижеследующем:

Сегодня 01 января 2012 г. в нашем присутствии Сидоров Сидор Сидорович, занимающий должность наладчика станков отдела лёгонькой промышленности, отказался предоставить затребованные от него сегодня письменные объяснения по факту своего отсутствия на рабочем месте в течение всего рабочего времени 31 декабря 2011 г.

Свой отказ от предоставления объяснений Сидоров С. С. мотивировал тем, что у него болит рука и он не может писать.

Содержание настоящего Акта подтверждаем личными подписями:

Тарасов Т. Т., наладчик станков отдела лёгонькой промышленности

Филиппов Ф. Ф., наладчик станков отдела лёгонькой промышленности

Петров П. П., начальник отдела лёгонькой промышленности

Конечно, любой документ всего лишь надо переделать под свою ситуацию, потому что прогул бывает и длительным, и с уважительными причинами. Все эти факты необходимо отражать.

Об авторе

Алексей Смирнов

Окончил Московский государственный юридический университет имени О.Е. Кутафина. Судебная практика с 2010 года.

Популярные посты

Как может поссорить акт выполненных работ подрядчика с заказчиком

Досудебное урегулирование споров: как не платить за отправку претензий

Мировое соглашение последствия: плюсы и минусы

Взыскание судебных расходов на представителя

Документ заполняется в произвольной форме с применением правил делового письма. В докладной должен обязательно присутствовать ряд реквизитов. Ее можно заполнить от руки или же использовать компьютер.

В верхней части документа справа указывается наименование должности руководителя фирмы, ее название, а также личные данные директора в дательном падеже. Ниже следует отразить должность, наименование отдела, в котором работает податель докладной, его Ф.И.О., записанные в родительном падеже.

Ниже обязательно следует указать наименование документа. Здесь же можно проставить его регистрационный номер и дату составления.

В следующей строке желательно в виде заголовка отразить краткое содержание документа. К примеру, «О неявке на работу».

Далее в повествовательной форме следует отразить информацию о произошедшем случае. Обязательно в этом разделе нужно упомянуть дату и время, длительность отсутствия, должность, наименование структурного отдела, а также личные данные работника, который не явился на работу.

После этого должны быть перечислены меры, которые были предприняты составителем данного документа, чтобы выяснить что случилось с отсутствующим работником. Например, что были предприняты попытки связаться с работником по телефонной или иной связи, и т.д.

Затем отражаются результаты проведенных мероприятий по выяснению причин неявки этого сотрудника на работу. Здесь фиксируется получены ли он объяснения причин неявки на работу, есть ли у него подтверждающие документы и т. д.

Желательно в докладной отразить возникшие последствия отсутствия сотрудника, особенно если хозяйствующему субъекту был нанесен материальный ущерб.

Далее документ должен содержать просьбу начальника отдела о привлечении провинившегося работника к дисциплинарной ответственности и принятию администрацией соответствующих мер.

Отступив немного места, составитель докладной ставит подпись в документе, с расшифровкой его должности и личных данных.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector