Decorltd.ru

ООО «Декор»
18 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Авансовый отчет: авиабилеты

Авансовый отчет: авиабилеты

В планировании деловых поездок и их организации всегда задействовано несколько лиц компании. Такая поездка начинается с выдачи денежных средств командированному сотруднику на выполнение в ходе неё поставленных задач, а заканчивается подготовкой отчетной документации по этим средствам.

В авансовом отчете по командировке отражаются все произведенные сотрудником, как подотчетным лицом, траты, в том числе оплата проезда до места назначения и обратно.

Электронные посадочные разрешили, но для списания расходов безопаснее бумажные

Приказ об изменениях в Федеральные авиационные правила «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей» и Правила проведения предполетного и послеполетного досмотров направлен в Минюст для регистрации.

Посадочные талоны можно будет предъявлять на смартфоне, ноутбуке или планшете, где отображен штрих-код талона. А можно этот штрих-код просто распечатать и показать при досмотре.

Но налоговикам такие штрих-коды для подтверждения расходов вряд ли понравятся. Пока новых разъяснений ФНС или Минфин не подготовили.

Поэтому сотрудникам, которые едут в командировки, все-таки лучше получать на стойках регистрации привычные посадочные талоны.

Что делать, если билет был куплен по интернету

Многие работники предпочитают экономить время и приобретают билеты для поездок через интернет. Бланк такого документа утвержден Минтрансом в Приказе № 134 от 08.11.06 г. Здесь же приведены формы багажной квитанции и купонов (контрольного, агентского и полетного). В зависимости от вида авиакомпании форма талона может несколько отличаться, а если билеты приобретаются через интернет, талон на посадку распечатывается на листе А4.

При этом к авансовому отчету прикладываются билет и электронный посадочный талон для подтверждения затрат на поездку. Следовательно, также при утере талона следует запросить справку из архива авиаперевозчика. Форма должна содержать ФИО пассажира, № и дату его рейса, стоимость полета, маршрут, № посадочного места и др. При составлении справки на иностранном языке требуется выполнить перевод основной информации на язык русский. А чтобы предприятие могло взять к вычету сумму НДС по электронному билету, дополнительно необходимо наличие оформленной по правилам БСО маршрут-квитанции, где налог должен быть указан отдельно.

Вывод – в этой статье мы разобрались, что делать и как отчитаться в бухгалтерии, если утерян посадочный талон. Заменить эту форму может справка перевозчика. В документе обязательно указание основных сведений о лице, совершившем авиа-поездку.

Выдача подотчетных сумм в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам.

Основанием для выдачи аванса может послужить приказ или распоряжение руководителя Организации, заявление от сотрудника. С 2018 года написание заявления от сотрудника не является обязательным. Заявление пишется в произвольной форме, где указывается сумма и на что нужны денежные средства. В этом случае следующим шагом будет подписание директором Организации данного документа.

Выдача авансовой суммы через кассу в программе 1С 8.3 Бухгалтерия.

Формируем в программе 1С 8.3 Бухгалтерия расходный кассовый ордер:
1. Последовательно открываем вкладки: «Банк и касса» — «Касса» – «Кассовые документы» – «Выдача наличных (создание)»

2. Указываем (заполняем документ):

2.1 Вид операции: «выдача подотчетному лицу».

2.2 Номер и дата присваиваются автоматически программой.

2.3 Получатель: выбираем из списка сотрудников.

2.4 Сумма: указываем необходимую сумму, отталкиваясь от основания (приказа или заявления).

2.5 Статья движения денежных средств: «выдача подотчетных сумм».

2.6 Комментарий: удобно указать, что послужило основанием для выдачи аванса, например, «приказ No124А от 11.07.2019 г» или «заявление от сотрудника от 11.07.2019 г.»

2.7 Счет учета: «50.01» (автоматически)

2.8 Организация: выбираем и списка, если в программе ведется отчет по нескольким предприятиям. Если Организация одна, то автоматически она будет выбрана.

2.9 Открываем «Реквизиты печатной формы» — заполняем «основание»: пишем номер и дату приказа от директора или дату заявления от сотрудника.

Читать еще:  Возврат страховки в ренесанс кредит

3. Далее нажимаем «провести».

4. Проверяем сформированные программой проводки. Для этого нажимаем кнопочку «Дт/Кт». Проводки: дебет 71.01, кредит 50.01.

Проверка: если открыть оборотную сальдовую ведомость по 71 счету, то мы увидим, что за сотрудником числится авансовая сумма.

5. Заходим в только созданный расходный кассовый ордер и отправляем на печать (значок с изображением принтера).

6. Поставить подписи подотчетного лица, бухгалтера и руководителя.

7. Следующим шагом последует выдача денег сотруднику.

Перевод денежных средств в программе 1С 8.3 Бухгалтерия со счета Организации на личный счет работника.

Создаем документ в 1С Бухгалтерия 8.3, выдача денежных средств путем перечисления безналичных денежных средств на личный счет сотрудника.

1. Последовательно открываем вкладки: «Банк и касса» — «Банк» — «Банковские выписки» — «Списание с расчетного счета (создание)». Создаём новый документ (платежное поручение).

2.1 Вид операции: «перечисление подотчетному лицу»

2.2 Дата и номер документа присваиваются автоматически.

2.3 Получатель: выбираем из списка сотрудников.

2.4 Сумма: вносим необходимую сумму, указанную в основании на выдачу аванса.

2.5 Назначение платежа: «выдача под отчет денежных средств на покупку канцелярских товаров на основании приказа №1020А от 11.07.2019г.».

3. Записать документ и закрыть.

4. Далее потребуется выгрузить файл для отправки в банк, либо сформировать платежное поручение непосредственно в онлайн-банке (в Организациях связь с банком настроена по-разному).

5. После того, как с банка будет получена выписка с фактическим списанием с расчетного счета Организации, бухгалтер разносит ее в программе и снова заходит в документ, созданный при перечислении средств, ставит галочку «подтверждено выпиской банка», и прикрепляет платежное поручение. Провести документ.

6. Программа формирует проводки: дебет 71.01, кредит 51.

Документы для командировки

По Трудовому кодексу устной просьбы съездить в командировку недостаточно, понадобится три документа: положение о командировках, приказ и авансовый отчет.

Правила командировок — в постановлении правительства

Положение о командировках — документ, где работодатель описывает правила командировок. С помощью положения легче договориться с сотрудниками о правилах и показать проверяющим госорганам, что с командировками всё в порядке. Поэтому описывайте всё, что считаете полезным.

Примерный список вопросов, на которые можно ответить:

  • какие сотрудники вправе ездить в командировку. Например, любой сотрудник, руководители отделов или только менеджеры по продажам;
  • кто согласовывает командировку и как это делает. Допустим, согласовывает вышестоящий руководитель в электронном письме с корпоративной почты;
  • как сотрудник заявляет о желании поехать в командировку. Есть такой вариант: пишет письмо руководителю, обосновывает необходимость, а шаблоны заявления и обоснования — в приложении таком-то;

Вернуть деньги за обучение сотрудников

  • в каком объеме компания оплачивает расходы на командировку. Например, если речь об обучении, компания оплачивает половину расходов, а если о сделке — сто процентов;
  • У положения нет строгой формы, компания составляет его под себя.

    Приказ. В приказе работодатель пишет сроки и цель поездки. «Спасти красотку и поставить всё на зеро» — плохая цель, к целям есть требования:

    • цель соответствует сфере работы компании. Если компания оптом продает фрукты и овощи, а сотрудник едет к поставщику бытовой техники, это выглядит подозрительно;
    • отвечает должностной инструкции сотрудника. В командировку едет бухгалтер, при этом он учится маркетингу. Если бухгалтеру нужен маркетинг для работы, лучше сделать пояснения, для чего и что это дает компании;
    • можно измерить. Например, провести переговоры — общая цель, а добиться подписания контракта на поставку — конкретная, и ее можно измерить.

    У приказа — типовая форма, но работодатель вправе придумать и утвердить свою. Форму приказа можно сделать один раз и использовать для всех командировок.

    Авансовый отчет — все расходные документы: билеты, посадочные талоны, выписки по карте за оплату такси или номера, договор об аренде квартиры. В общем всё, что работодатель планирует возместить сотруднику.

    Читать еще:  Если оплатил товар картой как осуществляется обмен

    Сотрудник после командировки просит в бухгалтерии бланк авансового отчета и вписывает названия расходных документов и суммы.

    Вот дизайнер слетал в командировку в Лондон и прикрепляет к авансовому отчету копию посадочного талона, билет на метро и чек за мобильную связь:

    На практике еще бывает так. Сотрудник сдает в бухгалтерию документы: билеты, чеки, счета из гостиницы — бухгалтер вносит информацию в 1С и распечатывает авансовый отчет. Сотруднику остается подписать готовый отчет.

    Это все обязательные документы. Еще работодатели просят сотрудников вести отчет об итогах командировки: что сделал, чего добился и как, но чиновники такой отчет не требуют. Если расходы на командировку большие или командировок много, советую делать копию отчетов и хранить на случай проверок налоговой или трудовой инспекции. Вдруг будут вопросы.

    Требования к документам, подтверждающим расходы

    В пункте 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ регламентированы единые требования к чекам для авансового отчета 2020 года. Норматив устанавливает более 20 реквизитов, к ним относятся:

    • наименование организации и ИНН;
    • дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
    • должность и Ф. И. О. кассира (продавца), выбившего ФКЧ;
    • наименование документа и признак расчета;
    • регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
    • адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
    • номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
    • наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
    • форма расчета;
    • ставка и сумма НДС;
    • система налогообложения;
    • код товара.

    Законодатели предусмотрели некоторые особенности, характерные для каждого вида фискальной документации.

    Кассовый чек

    Еще в 2019 году с введением Федерального закона №129-ФЗ от 06.06.2019 стали действовать новые правила, какие чеки принимаются к авансовому отчету в 2020 году, поэтому проверьте, чтобы фискальный бланк содержал дополнительные реквизиты:

    • наименование покупателя;
    • ИНН покупателя;
    • страна происхождения товара;
    • номер таможенной декларации;
    • сумма акциза.

    Какие реквизиты допустимо не указывать в бумажном ФКЧ, определяет ФНС (п. 1.1 ст. 4.7 закона №54-ФЗ). Например, в нем могут отсутствовать номер смены и номер ФКЧ за смену.

    Товарный чек

    Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?

    Да, организация вправе учесть расходы по авансовому отчету, к которому приложен только ТЧ (письмо Минфина №03-01-15/52653 от 16.08.2017). Работодатель не несет ответственности за то, что продавец не соблюдает кассовое законодательство.

    К тому же подотчетное лицо или его руководитель не уполномочены проверять, обязан ли продавец применять онлайн-ККТ. Следовательно, признайте расходы, даже если работник сдал товарный чек без кассового для авансового отчета в 2020 году, но обратите внимание, что такие документы могут повлечь налоговые риски в части признания расходов при налогообложении.

    Чек, полученный в электронной форме

    Если подотчетнику выдали электронный ФКЧ, то он тоже является фискальным документом, подтверждающим расходы. Достаточно ли чека для авансового отчета? Да, достаточно, но документ необходимо распечатать.

    Для этого скачайте онлайн-чек по ссылке из сообщения, направленного продавцом на электронную почту или в СМС. Затем электронный документ распечатайте и приложите к АО. Цифровой бланк должен содержать все реквизиты, предусмотренные приказом ФНС №ММВ-7-20/229@ от 21.03.2017 (ред. от 29.08.2019). В противном случае документ не является подтверждением затрат по подотчету.

    Бланки строгой отчетности

    Вместо ФКЧ продавец вправе выдавать специализированные БСО. Платежная квитанция без кассового чека к авансовому отчету принимается на общих основаниях. Требования к реквизитам бланка строгой отчетности те же, они закреплены в п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ.

    Порядок заполнения

    Поскольку разработана унифицированная форма, действуют и правила, как оформляется авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах в текущем году.

    Читать еще:  Жалоба производителя на интернет магазин

    Сначала его заполняет сотрудник, который получил деньги и отчитывается по ним, затем бухгалтер. Когда документ полностью готов, его отдают руководителю на контроль.

    Посмотрим конкретный пример заполнения авансового отчета по хозяйственным расходам и параллельно расскажем обо всех нюансах.

    Что заполняет сотрудник

    На лицевой стороне формы № АО-1 работнику необходимо:

    Шаг 1. Указать наименование фирмы и код по ОКПО.

    Шаг 2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.

    Шаг 3. В графу «Отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хознужды предприятия. Например, ему было выдано 12 000 рублей, а он потратил 10 000 — в этой графе он указывает 10 000 (прописью).

    Шаг 4. Указываем наименование и код структурного подразделения.

    Шаг 5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).

    Шаг 6. Вписываем назначение аванса.

    Шаг 7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.

    Шаг 8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств.

    Шаг 9. Вписываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.

    Шаг 10. Указываем размер остатка.

    Обратите внимание на информацию, которая должна быть указана на оборотной стороне документа авансового отчета работником. Подотчетное лицо в графах 1 — 6 перечисляет все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные расходы, с указанием затраченных сумм. Документы нумеруют по порядку их перечисления бумажной форме.

    Представленный образец отчета наглядно демонстрирует, какие сведения следует внести работнику в соответствующие графы:

    • 1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
    • 2 — дата составления чека;
    • 3 — номер чека;
    • 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
    • 5 — сумма произведенного расхода в рублях;
    • 6 — заполняется при необходимости, если были расходы в иностранной валюте.

    После перечисления реквизитов на все приложенные документы заполняют строку «Итого», где указывают общую величину расходов.

    После того как сотрудник заполнил необходимые поля, он ставит в бланке свою подпись с расшифровкой. Затем документ передает в бухгалтерию, где бухгалтер проверяет правильность заполнения.

    Что заполняет бухгалтер

    Бухгалтер после получения бланка проверяет правильность его заполнения. Если ошибок нет, в графе «Отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

    Бухгалтер указывает информацию о внесенном остатке или перерасходе средств.

    После этого переходит к дальнейшему заполнению бланка.

    Заполняется отрывная часть бланка, подписывается и передается работнику.

    Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны совпадать.

    После этого бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка.

    На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер проверяет следующие сведения:

    • остаток или перерасход предыдущего аванса;
    • размер аванса, полученного из кассы предприятия;
    • количество потраченных денежных средств;
    • остаток или перерасход авансовых сумм.

    В таблицу слева — бухгалтерская запись — вносят информацию из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.

    Бухгалтер направляет документ главбуху (если он есть), который тоже его проверяет. После проверки заполненной формы главбух подписывает документ и направляет на утверждение к главе предприятия.

    Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию.

    Аналогичный порядок оформления действует и в любых других ситуациях, когда надо отчитаться о командировочных или представительских расходах.

    Заполненный образец авансового отчета

    Оформленный авансовый отчет хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока документ уничтожают.

    голоса
    Рейтинг статьи
    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector