Decorltd.ru

ООО «Декор»
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

У вас первый работник: как принять и оформить без ошибок

У вас первый работник: как принять и оформить без ошибок

Итак, решено: ваш бизнес нуждается в работниках, и вы скоро впервые станете работодателем. Вы написали текст вакансии и разместили ее на hh.ru или ищете подходящих кандидатов по базе резюме. Пора узнать о подробностях процедуры приема работу.

Конечно, кадровый учет можно поручить подрядчику на аутсорсинге (так же, как и бухгалтерию), но ответственным за соблюдение всех процедур все равно останетесь вы. А значит, как минимум стоит знать хотя бы в общих чертах, как это должно быть. К тому же запрашивать у работника необходимые для оформления документы все равно придется вам.

Какие ошибки совершают работодатели

1. Оформление на работу без паспорта

Возможна ситуация, когда человек приходит устраиваться на работу без паспорта, так как потерял его. Но на руках у него есть справка.

Поскольку справка не является документом, удостоверяющим личность, на работу по ней оформить человека нельзя. Зато это можно сделать по временному удостоверению личности.

Необходимые документы для заключения трудового договора перечислены в ст. 65 ТК:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовая книжка (исключение: случаи, когда трудовой договор заключается впервые или человек поступает на работу на условиях совместительства);
  • документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа. Согласно Федеральному закону от 01.04.2019 № 48-ФЗ, ПФР больше не будет выдавать СНИЛС. При этом данные об индивидуальном лицевом счете застрахованных лиц будут храниться в электронном виде. Те, у кого карточка СНИЛС уже есть, продолжат ею пользоваться;
  • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (если человек поступает на работу, требующую специальных знаний или подготовки);
  • справка о наличии (отсутствии) судимости и факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имевшие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию).

2. Оформление без трудовой книжки с записью об увольнении с предыдущего места работы

Иногда нового сотрудника оформляют на работу раньше, чем получают от него трудовую книжку с записью об его увольнении с предыдущего места работы. Эта неосмотрительность приводит к тому, что спустя время, когда сотрудник приносит трудовую книжку, оказывает, что запись об увольнении сделана позже даты приема на новую работу.

3. До подписания трудового договора работник не ознакомлен с важными документами

В число таких документов входят правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты, связанные с его трудовой деятельностью, коллективный договор.

Согласно ст. 68 ТК со всеми этими документами работник должен быть ознакомлен под роспись.

4. При оформлении трудового договора вносятся не все обязательные сведения, неправильно указываются условия

О том, какая информация должна содержаться в трудовом договоре, говорится в ст. 57 ТК «Содержание трудового договора». Если какое-то обязательное сведение отсутствует, его нужно внести непосредственно в текст трудового договора. Если не прописаны какие-то условия, то оформляется приложение к трудовому договору либо заключается в письменной форме отдельное соглашение сторон, которое будет являться неотъемлемой частью трудового договора.

Для водителей, курьеров, экспедиторов необходимо указывать характер работы: подвижной, разъездной, в пути и т.д.

Если режим рабочего времени работника отличается от общих правил, действующих у работодателя, его необходимо прописать в трудовом договоре. Также режим рабочего времени указывается в том случае, если сотрудник в компании работает по совместительству и с ним заключен трудовой договор.

Обязательным условием является оплата труда. В каждом трудовом договоре должен быть указан размер тарифной ставки или оклада, а также перечислены имеющиеся доплаты, надбавки.

Читать еще:  Договор купли продажи мебели в квартире образец

С 1 января 2014 года условия труда на рабочем месте стали обязательными для включения в трудовой договор.

5. Неправильное указание даты и места заключения трудового договора

Нередко вместо места и даты указывается дата составления трудового договора. И это тоже ошибка.

Подробнее о том, как прописывать место работы, рассказывает Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству:

6. Обязательное условие «место работы» работодатель путает с дополнительным условием «рабочее место»

В каждом трудовом договоре необходимо указать именно место работы. Рабочее место — это то место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

Согласно ст. 57 ТК работодатель должен указывать в трудовом договоре обособленное структурное подразделение.

7. Не прописываются причины обстоятельства для заключения срочного трудового договора с работником

При заключении с работником срочного трудового договора необходимо убедиться в том, что вы, согласно ст. 59 ТК:

  • имеете право его заключить;
  • указан срок его действия — датой или сроком наступления события (как пример: «до выхода отсутствующего работника»);
  • в срочном трудовом договоре изложены причины обстоятельства для заключения срочного трудового договора.

8. Работодатель использует понятие «испытательный срок»

Ошибка заключается в использовании понятия из УИК РФ, каковым является «испытательный срок». В Трудовом кодексе, а именно в ст. 70, приводятся понятия «период испытания», «срок испытания».

Вебинары по кадровому учету: оформление документов, прием и увольнение работников, перевод, сокращение

9. Содержание приказа о приеме на работу расходится с трудовым договором

В ст. 68 ТК говорится о том, что приказ о приеме на работу издается на основании заключенного трудового договора. Поэтому не забудьте проверить, чтобы его содержание соответствовало условиям трудового договора.

С приказом о приеме на работу сотрудник должен быть ознакомлен под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

10. Некорректное внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку

Согласно ст. 66 ТК работодатель, за исключением работодателей — физлиц, не являющихся ИП, ведет трудовые книжки на каждого работника, который проработал у него более пяти дней, в случае, когда работа у него является для работника основной.

Принятую у сотрудника трудовую книжку необходимо внести в книгу учета движения трудовых книжек. На шестой день в нее следует ручкой сделать запись о приеме на работу, указав при этом дату приема на работу, которая стоит в приказе о приеме на работу и трудовом договоре. Если человек увольняется в течение пяти дней, запись не делается.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Правила оформления.

Хотя трудовым законодательством процедура оформления аннулирования не установлена, оно необходимо: если не составлять никаких документов, отменяющих трудовой договор, он будет считаться действующим. Не следует при этом трудовой договор уничтожать, как делают некоторые работодатели, ведь у работника останется свой экземпляр. Все нужно сделать официально.

К сведению:

Роструд в Письме от 19.12.2007 № 5203‑6‑0 указывал, что при аннулирование трудового договора работодателем издается приказ. При этом запись в трудовой книжке не делается.

В любом случае сначала необходимо зафиксировать факт того, что новый сотрудник не приступил к своей работе. Таким документом может быть акт, который составляется и подписывается сотрудниками организации (не менее трех человек), докладная, служебная записка, составленная руководителем подразделения, в котором должен был работать новичок, или кадровым работником.

На основании этих документов работодатель вправе принять решение об аннулировании. Однако аннулировать трудовой договор в этот же день не рекомендуем, поскольку сотрудник еще может
выйти и начать работу. В таком случае на основании имеющихся документов (акт, докладная) он может быть уволен за прогул (если только не отсутствовал по уважительной причине).

Читать еще:  Для получения загран паспорт в г тамбов какие документы требуют

Приведем образец акта об отсутствии работника.

Исправление ошибок

Так как книга учета движения трудовых книжек заполняется вручную, то ошибки и описки — нередкое явление при ведении учета. В установленных правительством Правилах нет норм, касающихся исправления ошибок в книге учета. Но по общепринятым положениям нельзя использовать корректор и писать поверх неверной информации. Обычно ошибочная надпись зачеркивается, правильные данные пишутся рядом с пометкой «исправленному верить», указанием должности и с подписью лица, сделавшего исправление. Но в установленной форме такой способ использовать сложно, так как для правильной записи и пояснения просто нет места. Можно либо предусмотреть заранее колонку для пояснений и уточнений, либо прибегнуть к другому способу исправления ошибок.

Второй вариант — применить правила исправления, которые используются при ведении самих трудовых книжек. Без зачеркивания в том столбце, где допущена ошибка, но строкой ниже, написать «запись недействительна». Затем еще ниже внести верные сведения.

Правила заполнения

Журнал по учету трудовых состоит из 13 граф. При их заполнении следует соблюдать ряд простых правил (далее графы обозначены порядковым номером):

  • 1 – это порядковый номер регистрируемой трудовой книжки или вкладыша. Причем трудовые книжки и вкладыши не разделяются, а регистрируются подряд.
  • 2, 3, 4 – дата, месяц, год оформления сотрудника на работу (без сокращения, арабскими цифрами). Чаще всего в документах можно встретить различия в датах. В трудовом кодексе прописано, что трудовая книжка заводится на сотрудника, отработавшего в организации более пяти дней. А в правилах ведения трудовых книжек – что ее заполнение на вновь принятого работника производится в течение недельного срока (то есть в течение семи дней). Для того чтобы не возникало разночтений, в журнале рекомендуется проставлять дату приема сотрудника на работу.
  • 5 – ФИО ее владельца без сокращений.
  • 6 – Серия и номер книжки. Здесь есть ряд особенностей трудовых книжек, выпущенных в разные периоды:
    • образец 1938г. – здесь отсутствуют эти данные, поэтому в данной графе нужно поставить прочерк;
    • образец 1974г. – здесь серия указана как сочетание букв и римских цифр (например, АТ–V и далее номер, состоящий из семи цифр);
    • образец 2003г. – это новейшие бланки, где серия обозначена как ТК (для вкладышей – ВК), и далее номер, также состоящий из семи цифр.
  • 7 – указывается должность в соответствии со штатным расписанием: если таковой нет, то возможно внесение записи о конкретной трудовой функции.
  • 8 – указывается наименование структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием.
  • 9 – дата и номер документа, на основании которого сотрудник зачислен в штат.
  • 10 – роспись специалиста (как правило, это сотрудник отдела кадров), который принял от сотрудника книжку.
  • 11 – сумма средств, которая была оплачена работником за данный бланк. Этот раздел заполняется в случаях, когда работодатель выдает пустой бланк сотруднику, поступившему на работу впервые. При этом компания взимает с него ровно столько, сколько потратила на его покупку.
    Но если компания располагает финансовыми возможностями, и на общем собрании было принято решение, что пустые бланки выдаются таким работникам безвозмездно (обязательно прописав данное решение во внутренних локальных документах), то данную графу оставьте пустой или проставьте прочерк.
    Последние две колонки заполняются только при увольнении владельца трудовой книжки.
  • 12 – дата выдачи увольняющемуся сотруднику трудовой книжки и вкладыша.
  • 13 – увольняющийся работник своей подписью подтверждает факт, что трудовая книжка ему выдана на руки.
Читать еще:  Жалоба о плохой уборке в школе

Следует отметить: если в последний день работы сотрудник отказывается забрать трудовую или нет возможности выдать ее на руки, то работодатель обязан направить по месту регистрации работника уведомление о необходимости прибыть за книжкой или же дать письменное согласие на отправку ее почтой.

Исправление ошибок и внесение изменений в ТК

Иногда в документ вносится неправильная запись, но по установленным правилам зачеркивания недопустимы.

Единственный способ все исправить – считать запись в трудовой книжке недействительной.

Для этого в графах таблицы «Сведения о работе» пишется:

  • №1 – порядковый номер записи;
  • №2 – дата внесения исправления;
  • №3 – информация о признании записи недействительной.

Затем записываются достоверные данные. В последней колонке отмечаются реквизиты документа, на основании которого сделаны исправления.

Так происходит аннулирование ошибочной записи:

Переименование компании

Обязательно делается запись в ТК, иначе у сотрудника могут в дальнейшем возникнуть проблемы с Пенсионным Фондом при определении трудового стажа.

Использование двух разных печатей введут в заблуждение.

Чтобы этого не произошло, специалист отдела кадров проставляет:

  • в графе 3 – название компании, информацию о переименовании, дату.
  • в графе 4 – основание вносимых изменений (приказ работодателя, дата и номер).

Пример заполнения:

Правила заполнения вкладыша

Если книжка закончилась, необязательно заводить новую – достаточно вставить специальный вкладыш.

Он оформляется и заполняется по принципу, аналогичному оформлению ТК, только понадобится его вшить – так гласят установленные правила.

Пример представлен ниже:

Законодательство не регламентирует особенности вшивания. Большинство предприятий используют жесткие нитки, делают 4 прокола и крепят лист в конце трудовой книжки.

Специалист обязан указать в ней серию и номер вкладыша, который обязательно заверяется печатью.

Как сделать выписку из трудовой книжки? Образец записи вы найдете тут.

Информация про восстановление трудовой книжки через Пенсионный Фонд — здесь.

Дубликат ТК и его оформление

Дубликат может понадобиться:

  • в случае утери книжки;
  • в результате износа или серьезных физических повреждений;
  • при наличии записей, отмененных по решению суда;
  • в случае ЧП на предприятии (копии могут выпускаться массово).

Кадровик обязан выдать сотруднику новую ТК в течение 15 рабочих дней с момента подачи заявления. На титульном листе готового документа обязательно наличие надписи «Дубликат».

Пример:

С.С. Сидоров потерял свою трудовую книжку, поэтому 15.07.2016 подал заявление на изготовление дубликата.

Новый документ сотрудник получил 01.08.2016:

Как делают записи ИП?

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка — документ, необходимый служащим для учета стажа и занимаемых должностей.

Индивидуальный предприниматель не является работником. Самостоятельно делать запись в книжку не нужно. Учет трудового стажа ИП осуществляется с момента постановки на учет в ФНС и отчисления взносов в ПФР.

Когда ИП нанимает сотрудников, он должен соблюдать наравне с юридическими лицами правила ведения, учета и хранения ТК.

Иначе будет нести ответственность на нарушение — штраф 1000-5000 руб. или остановка деятельности на 3 месяца.

Распространенные ошибки и неточности:

  • неправильное написание ФИО;
  • неполная информация об образовании сотрудника;
  • отсутствие необходимых подписей (работника и кадровика);
  • занесение сведений в несоответствующий раздел.

Законодательство РФ изменчиво, поэтому не забывайте периодически проверять актуальность правил ведения трудовых книжек.

Проявление внимательности к работе с документами и знание особенностей внесения записей позволит избежать многих разногласий с сотрудниками и контролирующими органами.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • 8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector