Decorltd.ru

ООО «Декор»
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Инструкция: заполняем командировочный лист

Командировочный лист (командировочное удостоверение) выдается сотруднику, направляемому в поездку с целью исполнения служебных обязанностей.

Заполняется удостоверение на унифицированном бланке по форме Т-10 (Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004). При этом действующее законодательство позволяет работодателю составить форму командировочного листа самостоятельно, включив в него необходимые пункты и положения. В данном случае разработанный формат необходимо закрепить в учетной политике и иных локальных нормативно-правовых актах организации.

В чем особенности командировочного удостоверения

Такие поездки практикуются достаточно часто, когда организация маленькая и поездка незначительная. По интернету бронируется номер в гостинице, приобретается билет, по телефону сообщается о приезде специалиста.

По приезду он вручает какую-либо доверенность и паспорт, по которым его принимают в компании другого города. Все операции с денежными средствами производятся через бухгалтерию по привычному порядку. Это упрощенный вид.

По закону, крупные предприятия, которые направляют своего представителя в другой город как стажера, специалиста, консультанта или по другим причинам, должны дать ему все полномочия, позволяющие выполнить свою работу так, как задумано. Для этого выдается командировочное удостоверение.

Как осуществляется документальное оформление служебной командировки вы узнаете в этом видео:

Этот документ выдается по распоряжению руководителя сотруднику на время деловой поездки. Дает полномочия и узаконивает его пребывание на территории другого региона или города. В конце командировки, по прибытии домой, удостоверение прикладывается к финансовому отчету по форме №АО-1.

Кроме того что документ нужен в самой поездке и для отчетности, благодаря удостоверению, отсутствие сотрудника на рабочем месте по нуждам компании является оправдательной причиной. Особенно, если командировка может занять месяц, например.

Выдача командировочного удостоверения не является обязательной.

Для чего требовалось командировочное удостоверение

Постановлением кабмина от 13.10.2008 № 749 утвержден перечень документов, которые в обязательном порядке организация обязана оформлять при отправлении работников в командировку. До начала 2015 года в данном списке значилось командировочное удостоверение. Форма данного документа приведена в постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (форма № Т-10).

Данный документ служил для определения фактического времени нахождения работка в командировке. В каждом месте пребывания трудящегося в удостоверение вносились отметки о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него.

До 2015 года компания не могла подтвердить расходы на служебную поездку без командировочного удостоверения. Об этом неоднократно заявляли чиновники (письма Минфина РФ от 26.05.2008 № 03-03-06/2/60, от 24.04.2008 № 03-03-06/2/45, от 07.11.2007 № 03-03-06/2/206).

Однако судьи считали, что расходы на командировку можно подтвердить также приказом (см. например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.10.2011 № А27-16987/2010 и от 07.05.2007 № Ф04-2644/2007(33834-А45-14), ФАС Московского округа от 19.12.2008 № КА-А40/10864-08 и от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2).

Если же командировка длилась всего один день, то оформлять командировочное удостоверение было необязательно. Минфин этого не требовал (письмо от 26.05.2008 № 03-03-06/2/60).

Таким образом, с отменой командировочного удостоверения споры о необходимости его наличия в целях подтверждения налоговых расходов прекратились.

Правила оформления и заполнения

Несмотря на официальную отмену, большинство руководителей, бухгалтеров и кадровиков продолжают использовать привычные формы, поскольку считают их удобными. Если и в вашей организации на вопрос, нужны ли сейчас командировочные удостоверения в пределах региона или страны, ответили утвердительно, вам понадобится зафиксировать основные правила заполнения этого бланка.

Форма Т-10 состоит из лицевой и оборотной сторон и заполняется в несколько этапов.

При оформлении поездки сначала заполняют лицевую сторону, где указывают:

  • название компании-работодателя;
  • номер и дату приказа о направлении сотрудника в рабочую поездку;
  • информацию о работнике (Ф. И. О., табельный номер, должность, подразделение);
  • место, куда направляется сотрудник (страна, область, город и название организации);
  • цель и длительность поездки.

Внизу отведено место для указания:

  • дат начала и окончания поездки;
  • номера документа, подтверждающего личность сотрудника.
Читать еще:  Забирают ли с заочной формы обучения в армию

Лицевая сторона заверяется подписью руководителя и печатью компании.

Оставшиеся сведения указываются на оборотной стороне и заполняются в процессе командировки:

  • дата убытия из отправляющей организации и ее наименование;
  • должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью организации-работодателя;
  • дата прибытия в принимающую организацию и ее наименование;
  • должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью принимающей организации;
  • дата убытия из принимающей организации, заверенная соответствующим образом;
  • дата прибытия в отправляющую организацию, заверенная соответствующим образом.

Обратите внимание на печати в командировочном удостоверении в 2020 году: их не ставят, если организация отказалась от такого атрибута.

Пример заполнения формы Т-10

В ведении руководителя решать, является ли командировочное удостоверение финансовым документом, кому и как заполнять бланк, утвержденный в конкретной организации. Но обычно ответственными за заполнение назначают сотрудников кадровой службы, бухгалтерии или секретарей.

Ошибки в документе исправляют, зачеркивая неверные сведения и внося правильные. Достаточно заверить изменение подписью уполномоченного лица, и документ действителен.

Как заполнить командировочное удостоверение: образец

Командировочное удостоверение представляет собой первичный документ с общей информацией о перемещениях командировочного лица, удостоверенный соответствующими должностными лицами. Начиная с 1 апреля 2004 оно заполнялось по форме Т-10. Но с 8 января 2015 правительство избавило бизнес от необходимости использовать эту форму в документообороте. Вместе с ним были отменены и служебное задание и отчет о командировках. Отныне командировочное удостоверение больше не может использоваться для подтверждения командировочных расходов.

Тем не менее, если на то есть причины, то организация может продолжать ее использовать. Это нужно прописать в соответствующем внутреннем акте предприятия. Например, в распространенном «Положении о командировках». Также организация может изменять реквизиты в этой форме в случае необходимости.

Выдачей данного документа командированному могут заниматься разные сотрудники (кадровик, бухгалтер, секретарь, менеджер и другие). Руководителю имеет смысл назначить приказом ответственного за выдачу удостоверения. Лучше, если это будет сотрудник, заинтересованный в получении данных из удостоверения. Например, кадровик, который ведет учет рабочего времени.

Заполненная форма выглядит следующим образом:

В первой части отражаются следующие подробности:

  • название и некоторые реквизиты организации
  • город и организация, куда направляется работник
  • ФИО командировочного, серия и номер паспорта, должность, подразделение, где он трудится и цель его поездки
  • с какого числа начинается и заканчивается командировка, а также ее общая продолжительность
  • ОКПО – это номер, присваиваемый организации Росстатом
  • ОКУД – код данной формы в классификаторе бухгалтерской документации
  • номер документа это номер записи в журнале и дата этой записи
  • табельный номер – этот уникальный номер выделяется каждому работнику и после его увольнения нигде больше не используется

Возможны случаи, когда служащего отправляют сразу в несколько мест, но в шапке формы предусмотрена строка только для одного пункта назначения. В такой ситуации нужно самостоятельно добавить необходимое количество строк в форме для каждой организации. Это можно было делать еще до отмены командировочных удостоверений, ведь согласно ФЗ о бухучете и письмам Роструда изменять первичку по необходимости является правом фирмы.

Во второй части (на оборотной стороне) формы ставятся отметки с датами о выбытии-прибытии работника с соответствующими подписями отправляющей и принимающей сторон.

Документ может также заверяться печатью (если она используется).

В случае если будут допущены ошибки в командировочном удостоверении, это будет внутренним делом организации. Контролирующие органы больше не вправе спрашивать этот документ.

Как оформить командировку без применения командировочного удостоверения

В текущий момент для оформления командировки достаточно только приказа руководителя (Т-9) и авансового отчета по прибытии (форма N АО-1).

В случае, если организация решила больше не пользоваться упраздненными формами, то нужно зафиксировать отказ от командировочных удостоверений. Из локального акта, каким может быть «Положение о командировках», следует убрать все упоминания об этих формах. И соответственно прописать, что теперь для всех этих целей используется приказ о направлении служащего в командировку. Но так как в приказе нет строки о цели поездки, то организацией следует самостоятельно разработать и утвердить модифицированную форму Т-9, где будет предусмотрена эта особенность (для большинства первичных документов это допустимо).

Читать еще:  Заявление на выдачу внж образец заполнения

Также в локальном акте нужно зафиксировать размер суточных, порядок признания и возмещения расходов. В том числе и как должна подтверждаться поездка работника на своей машине.

Информация о выбытии сотрудника в рабочую поездку ранее упоминалась в специальном журнале, где была особая графа для номера удостоверения. Теперь там можно ставить прочерк или не заполнять вовсе.

Как подтверждать расходы в 2017 году

Служебную поездку нужно подтверждать проездными билетами (например, авиабилеты, билеты на поезд и прочие) к пункту назначения и обратно. Если работник их потерял, то следует обратиться в транспортную компанию для получения копии. Также нужны все чеки и квитанции на гостиницу, съем квартиры, оплату связи и остальные расходы.

В случае когда служащий отправился в командировку на своем авто, то по приезду обратно ему нужно подать служебную записку с датами прибытия-выбытия и подтверждающие документы (кассовые чеки на ГСМ, парковочная квитанция, путевой лист и прочее).

Обоснование расходов для целей налогообложения

В настоящее время нужны только соответствующие квитанции и авансовый отчет для подтверждения расходов. Если нет квитанций, то придется на эти суммы начислить НДФЛ. Что касается командировочных удостоверений, то суды и раньше признавали, что они не нужны, так как нет такого требования в Налоговом Кодексе.

По страховым взносам ситуация аналогичная. Если есть все чеки, то они не начисляются. До 2015 удостоверение требовалось прилагать к авансовому отчету и могли возникнуть сложности, если его нет.

При расчете базы по налогу на прибыль командировочные признаются расходами, связанными с производством и реализацией. Эти расходы принимаются к учету на дату принятия авансового отчета. До 2015 года удостоверения были нужны для включения командировочных в состав расходов.

Все расходы на поездку должны быть обоснованы экономически. Для этого достаточно, чтобы цель поездки, указанная в приказе, была направлена на получение дохода. Налоговики до 2015 года сами признавали, что в этом плане приказ и командировочное удостоверение по сути дублируют друг друга.

Таким образом, закон однозначно позволяет обойтись без командировочных удостоверений. И это серьезно упрощает документооборот, особенно для малого бизнеса. Но для более крупных предприятий может быть полезным сохранить эту форму для более полного контроля над перемещениями персонала.

Новые правила отчетности о командировках работников

Новые правила оформления командировок не требуют составления командировочного удостоверения. Однако это не отменяет иных обязательных процедур, сопряженных с отправкой работника в командировку. Можно указать спектр обязательных документов, которые составляются в связи с пребыванием работника в служебной поездке:

  1. Приказ или распоряжение руководителя организации (решение об отправке специалиста в командировку);
  2. Табель учета рабочего времени (отметки во время пребывания работника за пределами организации);
  3. Авансовый отчет (сведения о потраченных работником средствах);
  4. Служебная записка (в отдельных случаях).

Командировочное удостоверение и журнал учета командированных сотрудников не входят в этот список, поскольку формируются на добровольной основе.

Порядок оформления документов при отправке специалиста в командировку можно представить следующим образом:

  1. Служебная поездка специалиста определяется приказом руководителя;
  2. Задание на период пребывания в командировке прописывается непосредственно в приказе (это позволяет избежать противоречий с налоговыми органами в вопросе обоснованности выплаты суточного пособия);
  3. По возращении сотрудника из поездки его проездные документы передаются в кадровую службу, где прикрепляются к иным бумагам, связанным со служебной поездкой.

Стоит отметить, что составление служебной записки сотрудником по факту возвращения из командировки по новым правилам необходимо только в том случае, если он ездил туда на личном автомобиле. Что касается авансового отчета – то он составляется в любом случае.

Читать еще:  Если женщина после развода хочет остаться друзьями

Какие сведения следует прописать в приказе об отправке сотрудника в служебную поездку?

  • Во-первых, цель командирования сотрудника;
  • Во-вторых, перечисление задач, которые специалист должен решить в ходе поездки (провести переговоры, установить оборудование, провести консультации, разобраться в инциденте и др.);
  • В-третьих, особые указания, касающиеся графика работы сотрудника (например, необходимость ежедневного уведомления руководителя о ходе мероприятий);
  • В-четвертых, документарное основание отправки работника в командировку (приглашение партнеров, договор послепродажного обслуживания и др.).

Приказ руководителя об отправки сотрудника в служебную поездку может составляться по унифицированной форме Т-9 или же на основании бланка, разработанного самой организацией для своих внутренних целей. Не исключена и возможность составления распоряжения вместо приказа. Главное условие – основанием для командировки должно быть оформленное документарным образом решение руководителя (Постановление Правительства №749)

Если компания все же применяет командировочные удостоверения, то сотрудник обязан соблюдать все правила оформления этого документа. В частности, как только специалист прибыл на место назначения он ставит отметку в документе (время и дата прибытия). Аналогичным образом он прописывает и день отъезда.

Как оформить командировочное удостоверение для работника, в служебной поездке которого значится несколько пунктов назначения? Решить это затруднение можно двумя способами:

  1. Сразу предусмотреть в бланке командировочного листа несколько граф для разных принимающих организаций (оборотная сторона документа);
  2. В случае необходимости оформить несколько командировочных удостоверений (по числу пунктов назначения).

Помимо оформления по своему желанию командировочных удостоверений, руководство предприятия может принять решение и о ведении журнала учета командированных специалистов. В этой сводной форме фиксируются:

  • Сотрудники данной компании, которые покинули организацию с целью выполнения служебного задания за ее пределами;
  • Работники иных фирм, присланные для осуществления оговоренных заранее мероприятий.

Какие сведения фиксируются в журнале учета командированных работников? В нем должны быть отражены Ф.И.О. специалиста, название места его работы (отправляющей организации) и места командирования (принимающей организации). Если командировочные удостоверения на предприятии не составляются, то в графе о наличии этого документа ставится прочерк.

Еще одним важным документом, который удостоверяет факт пребывания сотрудника в командировке выступает табель учета рабочего времени (формы Т-12 и Т-13). В этом случае, работник продолжает выполнять служебные задачи, но на своем рабочем месте он отсутствует. Именно поэтому все дни служебной поездки помечаются кодом «К».

И, наконец, факт прибытия работника на предприятие удостоверяет авансовый отчет (форма АО-1). Его специалист обязан составить в течение трех дней с момента приезда. В этом документе прописываются суммы всех израсходованных средств, которые подтверждаются квитанциями и чеками.

Куда передается авансовый отчет? Непосредственно в бухгалтерию, поскольку на его основании устанавливается точная сумма потраченных на служебную поездку средств, которая в дальнейшем находит отражение в бухгалтерском и налоговом учете, а также в итоговой годовой финансовой отчетности (ст. 346.16 НК РФ).

Сотрудникам бухгалтерии важно знать, что с командировочных затрат удерживаются налоги в следующем порядке:

  • Суточные выплаты, а точнее их превышение над установленными лимитами (700 рублей по РФ и 2500 рублей – за пределы страны), облагаются подоходным налогом;
  • Расходы на проживание и проезд, которые превышают установленные лимиты и не подтверждены документами (квитанциями и чекам) также облагаются НДФЛ.

Для того чтобы оформить факт взимания подоходного налога с командировочных выплат составляется справка 2-НДФЛ, где прописывается код дохода 4800 (Письмо Минфина РФ №03-04-06-01/256).

С точки зрения практического применения, использование командировочных удостоверений можно считать оправданным в крупных компаниях, когда отделу кадров затруднительно собирать информацию о командировочных затратах многочисленных сотрудников – удобнее применять для этих целей единую унифицированную форму. Малые организации отказом от этого документа упрощают ведение кадрового учета.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector